LEENS – Het is de afgelopen weken even aanpoten geweest voor de 25 medewerkers van de afdeling burgerzaken. De burgers van de gemeente Het Hogeland genoten van de kerstvakantie, de ambtenaren van burgerzaken stonden ondertussen in het bluswater om de administratie op tijd in orde te hebben. De stand van zaken, op de werkvloer, in het oude gemeentehuis in Leens.
Burgerzaken, dat is de afdeling waar de burger heen moet voor paspoort, rijbewijs en minder vaak voor de aangifte van geboorte en melden van overlijden en verhuizing. In het kader van de samenvoeging van de gemeenten De Marne, Bedum, Winsum en Eemsmond was burgerzaken het gevoeligste dossier. Het dossier dat de burgers direct raakt en waar vooral niks mis mee mag gaan als het gaat om het samenvoegen van vier gemeentelijke basisregistraties persoonsgegevens.
Op vrijdag 21 december gingen de afdelingen voor het publiek dicht, tot vorige week maandag. Iedere inwoner van de oude gemeenten waarvan het paspoort in de maanden december of januari zou verlopen, kreeg een brief waarin hij of zij daar op gewezen werd en gewaarschuwd werd dat de afdeling vanaf 21 december een tijdje dicht zou gaan. “We sturen altijd een bericht als in onze administratie blijkt dat zo’n document verlopen is, om mensen daar op te wijzen. We hebben dat deze keer extra gedaan, als service. Deze sluiting is overal intensief aangekondigd. Het is toch ieder zijn eigen verantwoordelijkheid om te zorgen dat het rijbewijs en het paspoort in orde is, ” zegt Amy Rutgers, beleidsmedewerker.
Wat is de kans dat daar toch iets mis mee is gegaan? “Op basis van onze gegevens maken we mensen attent op het verlopen van documenten. Ik heb uiteindelijk geen invloed op de postbezorging,” zegt ze.
De slag die geslagen moest worden was het naadloos samenvoegen van de vier systemen. “We waren wettelijk verplicht om een periode geheel te sluiten. Er mogen in de gemeentelijke basisadministratie geen documenten blijven hangen. Een paspoort of rijbewijs wordt volgens een bepaalde procedure afgewerkt en die procedure kan niet zomaar stilstaan omdat een systeem niet werkt of hapert.”
Onderwijl wij allen van de kerstvakantie genoten, werd op burgerzaken doorgewerkt. Geboorteaangiften komen binnen. En worden handmatig verwerkt. Net zoals de overlijdensmeldingen. Dit zijn officiële handelingen en een gemeentelijke basisadministratie kan niet na 14 dagen melden dat een kind is geboren of iemand is overleden. Ondertussen moest de ITC-slag worden uitgevoerd. En worden getest of de vier samengevoegde administraties inderdaad op het beeldscherm en de harde schijf en de printer doen wat ze doen moeten. “Je kunt het niet hebben dat je op 7 januari weer voor het publiek open bent en het systeem ergens happert,” zegt ze.
Loopt de zaak perfect? “Ja. We zijn vorige week begonnen. Het was even wennen, medewerkers zitten op een nieuwe werkplek. De openingstijden zijn veranderd. We werken op afspraak, je kunt niet zomaar langskomen. Dat moet inslijten.”
Wat voor de burgers van belang is, dat zijn de openingstijden. “Raadpleeg de website van de gemeente voor de openingstijden van de vier locaties,” bedrukt ze. “En als er toch iets niet goed gaat, meldt het ons,” aldus Amy Rutgers.
Ondertussen druppen de burgers binnen. Voor hun afspraak. Er hangen slingers in het bureau van burgerzaken. Gisteren was er een collega jarig.
Tekst en foto’s: Berto Merx
